会场出租、会场配套设施要齐全。如会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音、投影、大屏等,各种设施都要配备齐全。以至会场环境都要考察一番。对所有设备设施要逐一进行检查,不能因为上次会议就是在这召开的,没有出什么问题,就认为这次也会很顺利!要多想意外情况!一个小小麦克风闹情绪,而引发会议难以正常进行的案例比比皆是。
会场出租、会场布置是一项有明确意图的会务工作,其根本目的在于创设与会议主题、性质相适应的会场氛围,从而有利于会议目标的实现。会场布置的重要作用可以概括为以下四点:
1、充分利用场地,在会场面积有限的情况下合理安排座位格局,限度地利用会场;
2、提供完备的会议设施,确保实现会议的各项需要;
3、安排好座位、座次、导引、保卫等,充分体现出会议的严肃性和有序性;
4、可以运用座位格局和会场装饰的效果,营造适当的会议气氛﹐帮助实现会议效果;
所以我们要重视会议场地的布置,应注意根据会议的性质与主题、规模与规格、会期与要求,会议类型和会场条件等要素综合考虑会场布置事宜。
会场出租、会场形式:
日常工作会议的会场布置形式多为圆型、椭圆型、长方型、正方型、一字型、T型、马蹄型,体现与团结的气氛;座谈会、讨论会的会场布置成半圆型、马蹄型、六角型、八角型、回字型,使人有轻松、亲切之感;中型会议的会场布置成而字型、M字型、扇面型,使人有正规、严肃之感;大型茶话会、团拜会的会场布置成星点式、众星拱月式为好。大型会议一般在礼堂召开,形式是固定的。
会场出租、会场的选择,要结合开会人数、会议内容等综合考虑。在有条件的情况下,主要考虑下列因素:
1、会场大小适中,以每人平均2~3平米为宜。太大显得松散,过小则拥挤;
2、会场地点适中;
3、会场附属设施齐全,包括照明、通讯、卫生、服务、电话、扩音、录音等。
会场出租、会场排列座次的几种规则:
1、凡要正式公布名单的,按照名单先后顺序排列座次;
2、按照选举得票多少排列座次,得票数一样的,以姓氏笔画为序排列先后;
3、按照姓氏汉语拼音字母字头为序排列先后;
4、按照姓氏笔画为序排列座次。
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