为了防止会议安排包括时间、地点等各个方面发生冲突，一般情况下在准备召开会议之前都要提前进行会议室的预订，而这样做的目的也是为了进一步的保证会议能够按照预期安排正常举行。如果不事先进行会议室的预订就有可能发生会议冲突等不必要的情况，因此，对于会务会务人员来说，会议室预订也是个不可忽视的重要环节，掌握一些会议室预定攻略也是有必要的。

会议室预订时间。一定要确认好开会的时间，具体到几时几分，保证预订时间上没有任何冲突。

参会人数。要进行会议室预定，肯定得事先知道参会人员的多少，只有人数确定了才能做出其他方面的选择。

明确会议主题，确定会议室类型。在进行会议室预订时首先要考虑的就是选择什么样的会议室类型比较合适，这就需要根据会议的主题来确定，什么样的主题就要符合什么样的会议室类型。

确定了会议室的类型之后就要考虑会议室的大小了。会议室的大小要根据会议的规模和参会人数进行确认。在会议室大小的选择方面一定要合适，会议室空间不宜过大也不宜过小。空间太大会造成资源的浪费，影响会议的效果；空间太小*给人一种拥挤感，给与会者留下不好的印象。因此，会议室的大小也要着实考虑。

会议室的地理位置。在进行会议室预订时，地理位置也很重要，直接关系的参会人员能否按时按量的参会。好的地理位置更加能保证参会者的到场率。

会议室预算价格。既然要进行会议室的预订，肯定不能忽略了较重要的一点，那就是价格，任何事情我们都要根据物美**的原则，会议室预订也不例外。既要选择条件合适的，也要考虑价格合适的。

会议室设备。会议室确定好之后就要考虑会议室的内部问题了，要考虑会议室的设备是否齐全，会议室设备也是会议过程中不可忽视的重要部分。

每到举办年会，开办会议时，总要面临会场预定问题。那么我们在预定会场时应该要注意什么呢？下面看看我整理出来的会场预定需注意的五大事项吧。

一、会场预定的基本项

会议的时间、地点、规模是会议的基本项，也是会场预定的基本项。只有明确这些信息后，才能依据这些信息预定到合适的会场。

二、会场的附属要求

在明确几个合适的可预定的会场后，就要从中挑选了。那么深圳会场的附属要求是什么呢?就是会场的尺寸、摆台、形状、层高、音响系统等，最后确定您对会场的要求，把不适合的给删掉。

三、会场预定的价位

在所有条件都满足会议需求后，价格往往起到决定性因素。

四、会场预定合同

预定合同格式、预定合同注意事项，住房租赁合同、厂房预定合同，但在会场预定中，务必注意价格的范畴及单位。按场和按天计算有很大区别，一般会场以4小时为基准，约为半天，有的会场一天按三场来算，所以务必明确深圳会场的计价单位，而一天包含了上午，下午和晚上。明确计价单位后，接着是场地供应商的搭建及布置时间，还有布置是免费还是收费?只有综合这些情况下对价格进行对比，才能找到合适的会场。

五、会场预定合同

在确定好会场后，签署预定合同也是一门学问。一定要明确之前所有确定的项目和价格，用白纸黑字把结算帐号、结算方式和币种写清楚，包括会场方承诺的服务，和会场免费配套的设施有哪些。当然大型的会场较好注明该负责人是谁，以免会议在进行时出现问题，找不到合适的负责人处理。